如何规划，设计人力资源管理信息系统(人力资源信息系统的作用)

如何规划，设计人力资源管理信息系统

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为了使HRMIS能全面实现现代人力资源管理的功能,并为管理决策提供强大的数据支持,本文根据科学的人力资源管理理念设计了一个系统完善、信息可以共享、数据更新及时、可为决策提供有用信息的HRMIS,如图1所示。

这一系统要实现的众多功能可以归纳为3个部分,分别为人力资源信息管理功能、人力资源信息辅助决策功能和系统维护功能。

2.1?人力资源信息管理功能?人力资源信息管理功能由人员信息管理子系统、工作分析子系统、招聘与选拔子系统、绩效管理子系统、薪酬管理子系统、培训管理子系统、政策法规管理子系统来具体实现。这些子系统集中了HRMIS几乎所有的原始信息,是HRMIS中最为重要的部分。

图1?人力资源管理信息系统(HRMIS)功能模型

2.1.1?人员信息管理子系统。人员信息管理是人力资源

管理中最基本的日常工作,管理各类人员(包括在职人员、离退

休人员及其他人员)的基本信息及变动信息,提供标准、灵活、完善的人员信息。具体功能是:记录所有人员包括专业技能、个人资料、职务资料、工作经历、家庭成员、奖惩情况、调动信息、花名册、人员岗位变动、人员素质变动、业务相关资料及合同资料等内容的信息;对这些信息可进行及时变更和实时查询;为各级部门提供各种组合条件的报表;与其他子系统进行链接,为其他子系统提供基本资料。

2.1.2?工作分析子系统。主要功能是:对组织中某个特

定任务的工作内容和任职资格进行描述,制定职务说明和职务规范,进行企业定员、定岗,从而实现员工、岗位、组织机构三者的有机结合,工作分析子系统与人员信息管理子系统均是企业整个人力资源管理的基础。

2.1.3?招聘与晋升子系统。主要功能是:招聘新员工时

借助招聘与选拔子系统可以随时显示职位空缺信息、职位说明、申请该职位的必备条件等;编制招聘计划;在招聘过程中建立应聘者分类电子档案库以及备选人员数据库,追踪所有聘用数据(包括应聘者的技能、资格要求和招聘费用等);发送电子邮件或打印通知单,将结果通知应聘人员;招聘结束后办理新员工的入职手续。而调动、晋升老员工时,也可以根据显示的职位空缺信息,与其它子系统链接调用本企业人员数据,例如绩效、培训等情况,对满足职位条件的人员排序,从而为最后的决策提供依据,并相应地办理职位变迁的有关手续。

2.1.4?绩效管理子系统。主要功能是:通过调用其它子

系统的信息制订绩效计划,即界定绩效的具体内容与标准、权重,员工可以方便查询到考核自己绩效的具体指标;管理者可以和员工通过此系统进行沟通,对工作中出现的问题及时解决,从而对绩效计划随时调整;根据绩效内容、考核方法、考核程序、考核主体随时更新绩效考核信息,并可以根据不同要求生成报表;员工可以实时查询自己的绩效情况;为其它子系统提供基础资料。

2.1.5?薪酬管理。薪酬管理的目的就是通过科学的薪酬

设计,吸引和留住组织需要的优秀员工,激励和凝聚员工,降低员工流动率,控制运营成本,提高企业经济效益。该子系统的

主要功能包括:薪资标准设置、日常薪资变动、统一调整薪资、薪资和各种福利的计算和发放、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等待扣代缴项目;还可以根据公司的政策设置计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减,能够将薪资和企业总账连接起来,直接生成总账凭证;能存储完整的历史信息供查询和生成报表。

2.1.6?培训管理子系统。主要功能包括:完成员工的培

训申请审批、备案以及网上培训等;进行培训需求的管理和评估,如根据经营发展战略确定培训需求,从绩效管理系统导入培训需求;制定培训规划与相应的培训实施计划;对实施的培训项目进行记录管理、查询和统计;提供培训协议管理;对培训课程、培训师资进行评估,对培训效果进行跟踪;对培训费用进行管理,设置预警显示;对培训进行统计分析,如成本、效果分

析等。

2.1.7?政策法规管理子系统。政策法规管理子系统主要

以HTML文档资料为主,包括各类管理办法、规章制度和激励措施等,员工可以随时查询。

2.2?人力资源信息辅助决策功能?人力资源信息辅助决策功能进一步强调了HRMIS的数据分析等辅助决策功能。现在企业不仅需要对人力资源管理信息的简单查询和简单的数据统计描述,更需要对信息、数据进行深入分析,为企业各种决策提供坚实的依据。这一功能由两个子系统实现:综合统计分析子系统和综合查询子系统。

2.2.1?综合统计分析子系统。这一子系统是预测和辅助

决策的关键子系统,并且能起到实时监督的作用。综合统计分析子系统不仅可以单独对各子系统数据进行简单的数据统计,还可以运用多种统计方法跨子系统对数据进行联合分析,并加强了建模、预测、核算等方面的功能。

2.2.2?综合查询子系统。这一子系统主要为公司领导、

人力资源内部管理机构、各下级单位提供准确、方便、快捷的查询。支持对各子系统数据的实时查询,以及跨子系统的交叉查询,并可以按要求生成各类报表,使分散在各子系统的查询功能进一步加强。

2.3?系统维护功能?这一功能是在使整个系统安全有效运行的基础上,通过系统管理与维护子系统来实现。系统管理与维护子系统包括权限管理、接口管理和数据库管理等功能。在权限管理中,系统管理员可以增加新的用户、修改设置用户权限,提高系统的安全性。接口管理是系统的延伸和扩展,提供

HRMIS系统和管理生产系统、财务管理系统的接口。在应用程

序中提供Word、Excel等Office办公软件的连接,帮助用户分析、查看、计算人力资源管理数据,辅助生成人力资源管理的各种报表等。对数据库的重要操作进行跟踪和记录;提供数据加密、数据库加密、自动备份与恢复等;通过对职位进行权限及范围设置,做到对事不对人的管理,当员工改变职位时,其相应的权限及管理范围也会因职位改变而改变;无需再次进行设置。

人力资源信息系统的作用

接触这样的项目很多，这样的招标项目大多也不了了之结束，最后的成果就是买了一个报表管理器，然后还需要下面的员工不停地提供数据来源。这个系统不仅没有成为一个人事管理的工具，反而成了一个新的负担。有的招标后一两年要重新做，有的咬牙硬拼说系统能用。做人事管理的人员应该怎样才不重蹈这些悲剧把事情做好呢？

（一）采购方要上系统要解决什么问题一定要明确。

在开始这个话题之前，先说说软件产品的特点。软件最大的特点就是它更多的是一种知识、一种服务，与传统看得见摸的着的产品最大的区别在于：如果软件用不起来，那这个软件系统就什么都不是。软件的第二个特点就是：软件产业发展到今天，它是你的工具，而不是你买来做装饰品的一个摆设。

在做信息化之前，采购方应该明确以下事情。

① 管理与具体的技术无关。就好比中国人用筷子，西方人用刀叉都能吃饭。就是说用j2ee开发 与用net开发对于用户来说没有什么关系。你需要的是产品，而不要去关注这个产品是从那个具体的生产车间出来的。

②管理本身流程化规范法是信息化的前提条件。只要把线下的工作做得很清楚规范，并且具备线上运行的条件再上线是信息化的前提条件。很多单位听见供应商吹产品如何如何好，但是如果采购方本身的软环境不具备，那也没有必要去跟风做信息化的事情，除非供应商答应帮你把管理事情流程化、规范化。

③采购方准备把那些管理内容信息化。如果你仅仅为了实现你的报表，那你选择一个报表工具。如果你仅仅是为了实现流程的流转，采购方可以采用OA来实现。如果仅仅为了打印工资单，你买电子表格里面附加的那个打印工资单的小软件就可以。采购方应该整理清楚自己要做那些事情，而不仅仅是靠供应方的产品介绍来选择自己要做的信息化内容。当然这个过程可以由供应方配合来完成。

（二）事务性系统与平台型系统之间的选择

人力资源管理一定要定制，但是怎么定制？在展开这个话题之前，先了解一下人力资源管理平台必须剧本的东西。现代人力资源管理把人事业务划分为六个核心模块，对于人力资源管理信息化而言，最核心的部分是以下内容：第一、管理内容自定义；第二、管理流程自定义；第三、管理模式自定义；第四、决策分析自定义。

在选择系统之前，采购方有必要把自己所要做的管理信息化的内容整理形成一个需求文档，这个文档可以作为采购或者验收的必要文档。

①事务性工作的类型。如果仅仅为了提供上级所需要的报表，或者仅仅为了一个比较固定的工资发放发放模式。那么完全可以选择事务性的软件。这种软件就是帮你解决更多的是事务性的工作。比如上面的职称的批量变动，因为可能不需要保留这些变动的痕迹以及后续的处理，一次性导入数据就可以完成。不过这里也得说一下，因为报表也好，数据格式也好是在不断变化的，你在选择这些产品的时候也要更多了解其是否有相关的灵活性。至于报表工具，你还是选国际通用的规则，而不是某个公司自己的规则，否则今后会很难操作。

②平台型软件所能解决的业务。现代企业，特别是大型企业至少有以下特点。第一、企业扩张快，管理所要达到的深度以及维度是传统意义上的企业不能比的；第二、人员流动率比较高：传统老企业只是招聘大学生入职，以及员工退休这些简单事务处理不一样，现代企业应该有更多的员工异动要处理；第三、管理模式随时在变化；比如薪酬发放模式就是因为人员，因为所从事的工作不同而不同。至少以上的管理内容是传统意义上的事务性软件解决不了的，这些需要由平台型软件来支撑。

③当前事务以及长远发展的平衡。很多采购方的要求就是要实现自己的报表，一开口就是国家的那么多报表要在系统里面实现。实际上就软件系统而言更多的是第一、数据；第二、流程、第三、报表以及决策，如果连数据流程都整理不清楚的时候，就不要奢望能产生什么精美的报表了。采购方做的更多的是要把自己的管理信息化，这个系统是一个工具而不仅仅是个报表工具。当然长期跟踪这些项目，发现的结果是，要么这些项目是一个负担，要么就是在还没有信息化完成就已经开始找其他公司第二次实施了。毕竟企业是要发展的，一个短期的项目不可能获得人事部门的所有人员的支持。

（三）采购方对于项目的管控方式。

①付款方式：这个是最直接的方式。项目要成功的关键就是项目的付款方式。如果有供应方敢不收首付款就敢投入人力物力帮你做项目，那么这样的项目不成功都难。就软件项目来说：如果对方首付款要求40%以上，这样的项目的成功基本上要看供应方真正的实施能力了，这个是更多的运气成分了。

②项目验收的必要条件。至少采购方的业务流程是通过系统来实现，采购方的所有的数据准确无误才能作为验收的起点。更多的验收条件应该是采购方在整理需求说明书的时候就应该完备的内容。如果有那个领导强迫使用人员签验收报告，里面的事情就不多说了。

③采购方必要的配合。从事项目贰拾来年发现一个规律，只要是项目不成功，供应方都要说是采购方的管理不规范等。但是摸着良心说：如果软件项目不成功，更多的是供应方的产品与服务有问题！！但是甲方的配合也是必须的，这个决定了项目实施的快慢。毕竟项目最后还要由采购方来使用运维。

在HR信息系统进入正式的运行后，传统手工处理人力资源事务和信息化处理人力资源事务的方式在一段时间内需要同时并存，以有效转换工作方式、方法。系统也将经过一个较为长期的维护过程，逐步发挥系统的规范化、流程化和个性化的特色，经过不断的修正和完善，系统就可步入正轨。先前的系统管理员身份在此时要更加明确，职责更加清晰，并开通系统应用的服务热线即员工客服中心，并由系统管理员来担任负责人，详细解答系统应用中出现的种种问题。值得指出的是，由于HR信息系统是建立在标准业务流程基础之上的，它要求员工个人的习惯服从于企业统一的管理规范，而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯，才能发挥最佳功效。

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