如何实现人力资源规范化管理(人力资源部如何规范离职工作交接管理？)

如何实现人力资源规范化管理

网上有关“如何实现人力资源规范化管理”话题很是火热，小编也是针对人力资源部如何规范离职工作交接管理？寻找了一些与之相关的一些信息进行分析，如果能碰巧解决你现在面临的问题，希望能够帮助到您。

1、员工合同和档案管理系统

对于中小企业来说，员工的规范化管理首先从员工档案和劳动合同管理做起。这包括三个时间段的文件管理：员工的入职阶段、正式使用阶段、和离职阶段。 也既涵盖了员工与企业发生关系的整个生命周期。规范的管理要求企业的人事部门或行政部门必须按时完成以下文件的入档（或录入公司的数据库）：员工参加面试的记录、入职前的心理学和技能测试、录用通知书副本、雇用合同、员工的个人信息（入职岗位、时间、直系亲属、家庭地址和****、毕业和学位证明、被罚、被刑拘或其它犯罪记录等等）、入职时公司给予的电脑、电邮帐号等企业资产登记、入职培训内容记录等。值得一提的是，这些看似繁琐的不重要的信息，日后在发生劳资纠纷、解聘等事件时，会变得十分重要。

2、建立基于IT系统的考勤和请假审批流程

员工的规范化管理还体现在依靠系统来统一大家对制度的执行。许多中小企业的管理者因为忙于业务，时常连员工的考勤记录、请假记录都难以做到全面和系统地追踪。你可能遇到过这样的情景，明明规定申请事假需要提前一周，但会有员工临时提出申请；制度明确规定三天以上的请假需要副总一级批准，但时常部门经理一忙忘了这个要求就批复了。对事假、病假、年假、节日假的批复，最规范的管理方式是依靠IT系统的自动审批流程，因为系统无法做任何违规操作，除非人为地去修改系统的程序设定。换言之，这时系统起到了人力所无法做到的对制度的严格维系的作用。比如一个请假流程，申请人必须在请假单上填写请假天数，并从设定好的8种请假类别中选择一种，以便于人事部门进行月度、季度或年度统计汇总。必须在请假时间的下面填写请假事由，以方便审批人进行查看和审批。申请人不能自己去胡乱填写，更不能随便的写在一张纸上就去找领导审批。流程是事务的处理过程，它定义了企业要以什么样的规范去处理这件事情，避免造成顺序上的错误，以及没人管、多人管、推诿、拖延等各种问题的发生。表单是事务的记录载体，它定义了企业要以什么样的规范去描述这件事情，全体人员使用统一的标准，使事情更容易被记录、理解和分析。

考勤记录也是如此，系统可以发挥有效的监督作用。当然，我这里不是倡导对员工的无人性管理，相反，只有可观准确的数据记录和系统记录，才能保障有效地运用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓励和关爱那些应当得到这些正面激励的员工。

3、文件化、文件化！

员工规范化管理的第三个方面是，要学会用“文件化”来建立企业的员工风险防范制度。随着80后、90后员工成为企业的主流大军，随着国家对劳动法和其它雇用关系方面的规章制度的不断深化，中小企业会面临越来越多的法律风险。说来有点讽刺意味，越是在今天电子数字化的时代反而对传统的白纸黑字的文件化有了更多的要求，尽管这些文件可以是以电子版形态存在。 会议谈话纪要、员工绩效评估谈话、工作相关的事故处理报告、职工代表大会的投票决议等等，因企业大小不同行业不同，有不少日常管理的内容需要“书面化、文字化”，形成文件格式，存入员工档案、录入企业数据库，这些在将来都可能成为十分重要的法律文件。

转载以下资料供参考

人力资源部工作管理制度

为规范公司人力资源工作流程，有效保障部门服务质量，大力提升人力资源管理效率，特制订以下工作管理制度，以激励与约束公司人力资源服务团队，搭建高效的日常工作管理平台。

1.工作目标与定位

按照公司的整体战略规划，制定、修改及执行各项人力资源管理制度。及时招聘选拔优秀人才、合理考评培训现有员工，提升员工能力与素质，对组织中的所有成员及其工作过程进行有效的管理，实现内部人力资源的合理配置与充分开发，最大限度的发挥人的个体和群体的工作效能，提高工作效率、工作质量、工作业绩。为公司的正常运营提供充足的人力资源保障及政策支持。

2.团队规模与建设

人力资源经理1人

人力资源助理1人

总经理1人

2.1.组织架构

2.2.部门职责

部门

部门职责

人力资源部

·根据公司整体战略目标制定人力资源规划，开发及调配短、中、长期人力资源。

·根据人力资源规划及部门用人需求，制定公司年度用人需求计划，通过各种招聘渠道，保证各部门缺、需岗位人员的及时到位。收集人才市场及网络人才信息，建立各类人才信息储备。

·制定、完善人力资源规章制度及部门工作流程体系，使员工工作有章可循。

·进行各部门工作分析和岗位评估，编制并整理部门职责和岗位说明书，明晰各部门的工作联系和业务关系。

·建立合理的人才测评体系与激励机制，完善考核体系与晋升机制，提高员工工作士气，帮助员工确立适合个人的职业发展规划。

·结合行业和公司特点，制定和完善薪酬管理制度与各项福利计划，保证公司和员工双方的利益。

·制定、编排与实施培训计划，组织、规划和监督执行新员工入职培训、在职人员业务及素质培训。

·处理人员入职与离职解聘的各项手续，建立、健全员工档案资料，办理档案调动转移及员工各类保险、职称评定、调干、落户手续，解决员工的后顾之忧。

·建立并维护公司内部OA系统、编辑内部刊物、更新公司网站，通过各种形式沟通渠道的创建，搭建公司与员工之间的信息交互平台。

·进行员工关系管理和沟通疏导，组织各项文体活动，加强企业文化建设，增强员工对公司的认同感、归属感和忠诚感。

·服从公司整体利益，监督指导各部门工作，保证管理环节的畅通有序。

2.3.岗位职责

岗位

岗位职责

人力资源经理

·作为公司核心管理部门负责人，参与公司发展规划的拟定、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论。

·负责制定、完善人力资源规章制度及部门工作流程体系、管理制度，使部门和员工工作有章可循。

·负责结合部门工作流程及管理制度，组织各部门工作分析和岗位评估，编制并整理部门职责和岗位说明书，明晰各部门的工作联系和业务关系。监督指导各部门工作，保证管理环节的畅通有序。

·负责根据公司整体战略目标制定短、中、长期人力资源规划，合理引进、调配人力资源。

·负责根据人力资源规划及部门用人需求，编制公司年度用人需求计划，严格把握招聘录用人员的任职资格及招聘条件、薪酬标准。

·负责建立合理的人才测评体系与激励机制，完善考核体系、晋升机制和福利计划，提高员工工作士气，帮助员工确立适合个人的职业发展规划，保证公司和员工双方利益的趋同。

·负责组建公司薪酬委员会，掌握劳动力市场信息和同行业各级岗位的薪酬信息，根据企业经济效益和薪酬总额增长情况适时提出员工薪酬调整方案和福利调整方案。

·负责每月员工薪酬报表的制作与统计，及时提交给总经理审批，财务部备案发放。

·负责计划人力资源管理成本以及教育培训费用的预算和支出，编制本部门费用预算方案。

·负责制定、编排与实施年度培训计划，编制新员工入职培训手册，参与培训考评。

·负责收集、整理员工出差报告，对出差任务和出差总结予以核对，考评出差效率。

·负责安排新员工试用期考核和转正述职会议。

·负责员工劳动合同、保密协议及其他协议的制订。

·负责进行员工关系管理和沟通疏导，组织各项文体活动，编制月度公司内刊，审核OA系统更新与网站更新内容，加强企业文化建设，增强员工对公司的认同感、归属感和忠诚感。

·负责协调、处理员工劳动人事纠纷，针对员工提出的合理要求，认真、妥善予以处理和解决；努力改善员工的工作环境和条件，不断增强员工的凝聚力。

·全面主持本部门工作，每月1-3日召开部门例会，安排并监督本部门员工完成职责范围内的各项工作任务。进行部门人才培训与培养，提高人员业务及综合素质。

·负责按月度、季度开展本部门员工业绩考评，将考评结果和二次分配结果及时反馈给部门员工，帮助员工更好地工作。

·每周一提交给行政助理上周工作总结和本周工作计划，由行政助理汇总后呈交公司领导。

·完成上级领导交办的其他工作。

人力资源助理

·负责监督执行各项人力资源管理制度和各部门工作流程及管理制度，对不合理的管理制度流程有建议修改权。

·负责根据公司年度用人需求计划和部门临时用人需求，结合岗位说明书中任职资格、招聘条件等，通过各种招聘渠道，完成应聘通知、笔试考核、面试安排、录用回复等招聘活动，保证各部门缺、需岗位人员的及时到位。收集人才市场及网络人才信息，建立各专业各层次的人才信息储备。

·负责根据公司人才测评与考核激励机制，落实员工季度及月度绩效考评、奖惩结算。

·负责安排落实年度培训计划，签订培训合同，整理培训记录，组织培训评估。负责对新员工的入职培训引导。

·负责制订、更新、归档各类人力资源表格，负责处理人员入职与离职解聘的各项手续，负责办理档案转移、保险申办、职称评定、调干落户等手续，解决员工的后顾之忧。

·负责建立健全员工内部档案资料，建立员工基础信息数据库和人员流动台帐，按季度统计分析在职员工基本情况、人才流失情况以及人员结构状况。

·负责员工劳动合同、保密协议及其他协议的签订、变更、续签、解除，并按类别分别归档、保存。

·负责协助人力资源经理完成公司内部刊物的编制及每月公司大事纪要的汇总、发布工作。

·负责公司网站的信息收集、图文编辑、内容更新及其它日常管理。

·负责管理公司内部的OA系统，并及时通过其沟通平台发布人力资源相关文档、通知及公告。

·负责组织员工各项活动，做好与其他部门员工的沟通和协调工作。

·每周一提交人力资源经理上周工作总结和本周工作计划。

·行政事务繁忙时，协助行政部门处理相关事务。

·完成上级领导交办的其他事务。

3.工作流程与规范

3.1.业务流程

3.1.1.招聘流程

流程说明：

·每年年末，各部门经理协同人力资源经理依据公司下一年度战略发展决策提出各部门年度用人需求，为制定年度人员编制计划提供依据。

·人力资源部经理对每个部门的《部门年度人员需求表》进行汇总，编写《年度人员编制计划表》，由总经理及各主管副总审批，修改后形成下一年度人员编制计划。

·属于年度人员编制计划内招聘，由人力资源助理根据用人需求和岗位职责说明书要求组织招聘；属于计划外临时招聘，由部门经理填写《人员需求申请表》报总经理审批，通过后由人力资源经理组织改编岗位职责说明书，并组织招聘工作。

·由人力资源助理会同用人部门经理筛选适合的简历，作为初试人选。并将可以考虑初试的简历存入公司人才库备案。

·人力资源助理通知应聘人员到公司参加初试。应聘人员需到前台领用并填写《应聘人员登记表》，在规定的时间内完成笔试考核题。人力资源助理负责人员的任职资格及综合素质考核，用人部门经理负责人员的业务技能考核。通过初试的人员由人力资源助理安排复试，未通过者其材料由人力资源助理存档或进行二次推荐。

·对于特殊或高级管理及技术类职位的应聘者可由用人部门经理、主管副总、总经理直接对其技术能力进行复试，人力资源助理安排继后事宜。

·人力资源助理通知应聘者到公司进行复试。用人部门经理或相关业务人员在人力资源部人员陪同下从专业技能及岗位相关度方面对应聘者进行考核。通过复试者由人力资源经理与其协商薪酬水平与其他相关事宜，确定后人力资源助理发出试用通知。未通过复试的求职者，其材料由人力资源助理存档或进行二次推荐。

3.1.2.转正入职流程

流程说明：

·试用人员如约到人力资源助理处报到，交验身份证、学历证明等原件和体检表,并到前台处领取并填写《员工情况登记表》,领取临时办公用品、胸卡、考勤卡和计算机。

·员工报到后，由人力资源部对其进行入职培训，人力资源经理为其介绍公司概况、企业文化、组织架构；人力资源助理为其介绍公司核心产品、基本规章制度、员工岗位职责并帮助其熟悉工作环境、介绍同事。

·人力资源助理将新员工引至部门报到后，由部门经理指定专人对试用人员进行入职指导和业务培训，并在试用期内帮助其熟悉工作流程、产品体系和本岗位业务，尽快进入角色。

·试用期一开始，部门经理必须为试用员工安排明确的试用期工作任务以及考核目标、考核办法。试用期的前七天重点考察员工的人品和专业技能，如果在7天内被证明不能胜任相应工作，将没有任何工资、待遇。试用人员在试用期内每月要提交月度工作总结，作为试用考核的依据之一。

·试用期（标准试用期为三个月）满后，员工到人力资源助理处领取并填写《员工试用考核表》，随同个人试用期工作总结提交部门经理签署转正意见，并转呈人力资源部。员工在转正前要先经过人力资源助理安排的培训考核。培训考核结束后，由人力资源经理组织试用人员及试用人员部门经理、部门员工代表及相关主管副总召开述职报告会议，由员工汇报试用期工作、并对自己从态度、技能、综合素质方面做全面总结，由与会全体成员进行提问并最终决定该员工的试用期考核结果，并由各级领导签字确认。公司部门经理及以上人员的转正述职会议，原则上由人力资源助理通知公司全体员工自愿参加。

·对于用人部门与人力资源部意见不一致，或试用人员与公司考核结果有冲突时，需对于考核不合格的试用人员可延长试用期或换岗再试（总试用期不能超过六个月）或办理辞退手续。

·对于试用期表现优秀的员工，可以由部门经理申请提前转正，员工需提供书面的工作总结及《员工试用考核表》，由人力资源部组织考评小组参加试用员工提前转正述职报告会议，经部门经理、主管副总经理、总经理审批后可提前转正。

·试用人员试用期结束并通过转正考核和培训考核后，人力资源部经理与试用人员进行转正谈话，人力资源助理与其办理转正手续，主要包括：档案调转、保险办理、配置员工编号、签订保密协议、劳动合同或服务协议等。

3.1.3.离职流程

流程说明：

·辞职人员必须提前30日向本部门经理或人力资源经理递交书面《辞职报告》。如果辞职人员所属部门的部门经理先接到辞职报告，必须在第一时间内转交给人力资源部门存档，无论是否要挽留辞职人员。部门经理和人力资源经理要主动找辞职人员谈话，了解离职动机，并根据谈话内容向公司主管副总经理和总经理说明实际情况。如果经过挽留，辞职人员同意留下，则照常工作。如果确定离职，则进入离职审批程序。人力资源经理应尽量营造和谐、坦诚的气氛，鼓励离职人员说出心里话，再根据谈话内容整理出《谈话记录》，并请离职人员填写《离职意见书》存档。

·对辞退人员，由部门经理填写《辞退申请表》交给人力资源经理。部门经理有责任以事实为依据、本着公正的原则说明辞退原因，不得掺杂个人感情。

·人力资源经理将《辞职报告》、《辞退申请表》交公司主管副总经理和总经理签署意见。对于不同意离职的，继续作辞职人员的思想工作，并可安排换岗调薪，对于同意离职的，则办理终止（解除）劳动合同手续和离职手续。

·由离职人员将自留的一份《劳动合同》交给人力资源部，根据离职人员要求，可由人力资源部开具《终止（解除）劳动合同证明书》或相关工作经历证明。公司接收的应届毕业生服务期限不满三年的提出辞职，应依据其与公司签订的就业协议缴纳违约费用后，方可解除劳动合同。（对于试用人员不经过此步）。

·离职人员经过审批程序后,到人力资源助理处领取《离职清单》，并按其所列项目到相关部门和负责人处逐一办理手续、签字确定，全部完成后交回人力资源助理。

·人力资源助理负责办理离职员工保险和档案转移手续，人力资源经理负责员工薪资结算。原则上离职人员薪资于公司每月薪资发放日再行结算，财务部将款项汇至离职员工确认的银行帐号上。如果离职人员因特殊原因得到公司总经理许可当日领取现金，由人力资源经理核算并经离职人员确认后填写《停薪单》，由离职人员将《停薪单》随同支付凭单呈交公司总经理签字，并到财务部领取。

3.1.4.培训流程

流程说明：

·每年年底，员工到人力资源助理处领取并填写《培训需求申请单》，交至部门经理处。部门经理根据员工填写的《培训需求申请单》以及下一年度部门工作计划和业务需求制订出《本部门年度培训计划》。

·由人力资源部根据各部门经理提交的部门年度培训计划调整并汇总出公司年度培训计划，并会同各部门经理、主管副总及总经理审批，通过后形成《公司年度培训计划书》。

·人力资源助理根据《公司年度培训计划书》在年内组织开展具体的培训。

·每次培训结束将由各部门经理配合人力资源部对参训人员进行各种类型的培训考核，衡量员工培训后的实际收效。

·每次培训结束后由各部门经理配合人力资源部组织参训员工填写《培训反馈表》（见附件），衡量培训机构、培训组织的效果。

·培训结束后由人力资源助理将培训过程中发生的一切资料进行归档。

·年内员工因各种原因产生了年度计划外的培训需求时，到人力资源助理领取并填写《培训需求申请单》，提交部门经理、主管副总经理、人力资源经理、总经理审核。审核通过后由人力资源助理组织实施相应的培训。不通过则人力资源助理将在此期间发生的各项资料进行归档。

3.1.5. 薪资流程

·员工薪资由岗位基础工资、岗位绩效工资、奖励工资三部分组成。岗位基础工资是每月固定发放部分，其它部分为浮动工资部分，按季考核发放。具体薪资结构与标准说明详见《公司薪酬管理制度》。

·员工入职前的薪资评定，原则上由人力资源经理根据招聘岗位所对应薪资标准提出建议，经与本人协商同意后，报请公司主管副总经理和总经理审批后执行。特殊技术或管理人才，可执行谈判工资制，经公司主管副总经理和总经理审批后执行。

·员工在职期间，符合以下几种情况均可由所在部门经理向人力资源经理提出薪资调整申请并填写《员工调薪申请单》：员工岗位或职务调整、员工任职项目经理期间、员工被评选为年度公司或部门业务先进工作者、员工对公司经营指标实现有突出贡献或是年度内个人在生产经营管理工作中有重大突破等。员工调薪必须随同《员工调薪申请单》提交工作总结，部门经理签署意见后交给人力资源经理。由人力资源经理组织部门员工代表、部门经理、主管副总经理、总经理等人参加员工调薪述职会议，考评员工业绩，统一征求调薪意见。具体调整幅度由部门经理提出意见,会同人力资源部综合平衡, 报公司主管业务副总审核,公司总经理审核批准后执行。

·每月5日前，人力资源经理应收集人力资源助理提交的《保险统计月报》、前台提交的《考勤统计表》、各部门经理提交的《员工季度绩效考评结果》等资料，核算员工月度应发工资与实发工资，并将月度明细报表汇总后提交给财务部。财务经理审核无误后提交公司总经理签批，保证财务部出纳8日左右按时以现金形式发放员工工资。员工核实无误后在出纳发放的工资凭条上签字确认。

·员工对工资发放有异议，原则上应于领取工资起3日内，提请人力资源经理和财务经理处理。

3.1.6.考核流程

·结合《公司薪酬管理制度》，员工薪资构成中的岗位绩效工资与岗位职责履行情况和日常工作绩效挂钩浮动，实行部门和个人两级考核。其中：部门季度绩效考评系数,由公司绩效考评小组(由公司总经理、分管业务副总经理、项目管理部相关负责人、人力资源部经理等人组成)，每季季初的1-3日，对部门上季度工作情况（主要考核任务和工期进展）进行评估，并于每季季初的5日前将考评结果提交给人力资源部备案，作为核发岗位绩效工资的依据。个人季度绩效考评系数,由部门经理、人力资源部经理、部门员工代表两名组成考评小组，并于每季季初的1-3日召开述职会，倾听员工岗位述职，直接评定员工季度工作.部门经理于每季季初的5日前将三个月的考评结果提交给公司人力资源部备案,作为核发岗位绩效工资依据. 个人季度考核要素由各部门经理结合岗位职责说明书要求和部门工作目标要求分别提出，并提交人力资源经理备案。

·结合《公司薪酬管理制度》，员工薪资构成中的奖励工资与部门经营业绩挂钩浮动，实行部门和个人两级考核与分配。一级分配，即每季季初的1-3日，由公司绩效考评小组(由公司总经理、分管业务副总经理、项目管理部相关负责人、人力资源部经理等人组成)根据部门一个季度的经营业绩或工作业绩给予的一次性奖励额度，参与项目奖分配的部门奖励工资在项目验收结算后发放。二级分配，由部门经理根据公司核算的奖励工资总额，考核员工个人在不同阶段或不同角色定位上的经营贡献，提交详细的二次分配方案，呈交公司主管副总经理和总经理平衡后确认，作为人力资源经理核算奖励工资的依据。具体考核与核算办法详见各部门工作管理制度和项目经理责任制度。

·每月工资结算前，人力资源经理应将部门考核和一级分配结果通报各部门经理，各部门经理应将个人考核和二次分配结果通报员工个人。部门和个人对考核和分配结果有异议，应及时向人力资源经理反馈，由人力资源经理提请公司主管副总经理、总经理协调处理。

3.2.文档管理

4.薪资评定与调整

4.1.员工薪资构成

员工薪资=岗位工资+奖励工资

其中：岗位工资=(岗位基本工资＋岗位绩效工资)

岗位基本工资为固定工资部分，按月发放；其他部分按绩效挂钩浮动，以季计提。

4.2.岗位工资评定与调整

4.2.1.岗位工资标准

原则上执行《公司薪酬管理制度》，特殊人才可实行谈判工资。

4.2.2.岗位工资兑现

4.2.2.1.岗位基本工资兑现

岗位基本工资标准=岗位工资标准 × 90%。

岗位基本工资为固定工资部分,旨在保障不同岗位类别及档级员工的基本生活,不参与日常绩效考核,按月正常发放。

4.2.2.2.岗位绩效工资兑现

部门岗位绩效工资额度=(∑部门员工岗位工资标准 × 10% )*部门季度绩效考评系数

个人岗位绩效工资标准=(个人岗位工资标准 × 10% ×部门季度绩效考评系数×个人季度绩效考评系数) ± 调剂额

岗位绩效工资为浮动工资部分,根据员工日常岗位工作业绩考核结果,按季发放。

2.3.2.1.部门职责考评

部门季度绩效考评系数,由公司绩效考评小组(由公司总经理、副总经理、人力资源经理等人组成)，每季季初的1-3日，对部门上季度工作情况进行评估，并于每季季初的5日前将考评结果备案，作为核发部门岗位绩效工资的依据。赞同0| 评论

案例解析：结合本案例中的情况，公司在离职管理时，做了沟通和协商，慰留了部分员工。但是，由于工作交接不规范，导致公司的实物资产交接不到位，工作交接不到位（工作任务交接，工作资料交接），所以人力资源部可以通过规范离职工作交接来解决本问题，把员工离职交接按照审批权限分为：离职申请审批，离职交接审批，出勤和工资核算审批三个部分。离职申请审批，主要是确认是否同意离职，以及离职交接时间；离职交接审批，可以按照部门来进行审批，确保工作交接和实物资产交接无遗漏，做好公司的实物资产归公，工作事项，工作资料交接给岗位的继任者，避免不必要的麻烦和损失；出勤和工资核算审批主要是确认上班的时间，工资核算的数额。

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