中小型企业如何建立和优化人力资源管理(小公司人力资源如何进行管理)

中小型企业如何建立和优化人力资源管理

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中小型企业具有企业管理者的综合能力较强、企业的用人机制和经营方式较为灵活、企业管理者对员工的了解程度较高等优势。然而，随着企业的发展，进行人力资源管理的过程中，其存在的不足也相当突出，主要有以下几个表现： 1、企业人力资源管理水平相对落后。中小企业受资金和规模的限制，硬件设施往往远远落后于大型企业，相应的软件，诸如企业文化、企业管理理念和手段等也落后于大型企业。企业职能部门的划分也比较粗糙，难以像大型企业那样科学细致。 2、家族式管理和任人唯亲现象严重。中小企业中相当大比例的管理人员是企业所有者的亲属或友人，企业重要岗位上任人唯亲的现象非常普遍。有些企业的最高领导者身兼数职，一人负责企业的生产、管理、财务和销售。这种家族式管理和个人集权化的管理方式，在中小企业发展初期起到了良好促进作用，客观上有利于企业的发展，但是，随着企业的不断发展壮大，这些管理方式的弊端就逐渐显露出来了。 3、企业的人才流失率高。中小企业的人才流动率较之大型企业而言要高得多，人才流失的可能性也较大。尤其对于高技能的知识型员工来说，当他们所获薪酬和发展空间达不到预期目标，就很容易选择跳槽，由此形成中小企业中人才的频繁流动。 4、企业的发展往往缺乏长远、科学的规划。许多中小企业并不具备独立的产品开发能力，市场开拓能力也相当有限，这类企业的经营完全以盈利为唯一目的，往往很少考虑和进行长远规划，容易造成企业业务频繁更换的情况，对于市场和技术的变化风险抵抗力差，不利于企业的长期、持续性发展 那么，面对这些困难，中小企业该如何取长避短呢? 1、完善公司法人治理结构，引进科学决策机制 很多民营企业存在的问题从根本上讲是由于治理结构的不完善产生的。企业的创始人在所有者权益上占很大比例，股东、董事、经营者多种身份合一，所有权和经营权不分开，那么公司制的优势就体现不出来，监督、制衡因素太弱，很容易造成“家长制”作风，家族式管理。这种管理方式在企业规模比较小时有其灵活、高效、控制成本小的优势。但企业规模变大时，对管理的专业化、决策的科学化要求就越来越高。企业要想长远发展就必须完善法人治理结构，股东会、董事会、监事会、经营层各司其职，也可考虑引入专家参与决策与监督，从而使企业的行为更趋理性。 2、明确中长期目标，加强计划管理摆脱以往干到哪儿算哪儿的做法，至少拿出精力制定一个3-5年的企业中期发展规划，并尽可能量化发展目标;在此基础上，认真制定年度计划、季度计划以及各项费用预算，用计划进行控制。以目标的制定、目标的分解、目标体系的形成及目标执行过程的控制和目标结果的考核，来规范、引导企业行为。按照正式计划程序进行运作的企业往往具有较高的效率。在计划过程中企业可以发展和利用外部机会，减少外部威胁的打击。通过计划，企业员工能了解各自工作与企业总目标的关系，明确各自的责任和义务，有利于部门之间、员工之间形成协同作用，从而增强企业的竞争优势。另外，要建立定期经营分析制度，适度评价和修正计划，以理性决策代替个人主观决策。 3、加强组织建设，完善基本制度 一是要进行组织结构的再设计。根据公司目标及工作需要，认真分析每一个部门的功能，按照权力、责任“既无重叠，又无空白”的原则设置部门和岗位，按“权责对应，统一指挥”的原则考虑管理幅度及层次，建立较为完善的组织结构。二是加强组织制度的建设。建立部门职能及员工岗位职责标准，制定员工岗位说明书、岗位工作分析、岗位任职资格标准等文件，完善奖惩制度、费用控制制度(如办公用品、招待费用、公车使用、通讯费用等)，人事制度(如招聘、晋升、调级、培训等方面)等企业基本规章制度。总经理带头尊重制度，遵守制度，强调制度，这是制度能否长期执行下去的关键。企业应改变以往大手大脚、懒散随意的不良习惯，形成居安思危、勤俭持家的企业风气。 4、高度重视人力资源管理，建设吸引人才、培养人才的企业环境 把人力资源管理作为企业发展的基础和重点来抓，主要目标是建立高效的人力资源规划、培训教育、工作评价、利益分配、公平竞争机制，改变以往任人唯亲、任人唯友、主观评判、以人定岗、现用现找的用人方式。 5、着手建设以人为本、鼓励创新的企业文化企业文化体现的主要是“组织记忆”，它从企业诞生的第一天起就开始记录企业行为，有很强的企业自身特色。因此企业要十分注意培养良好的企业行为习惯。在信息丰富、变化迅速的现代经济环境下，应营造一种以创新为核心精神的企业文化，鼓励个性发展和人际间的团结协作，有以人为本的价值取向，使企业文化不再只是生产经营的副产品，而成为员工自觉创造的结果，甚至成为管理的重要手段。重点要把握好公司基本建设的内涵与文化纲要的一致性，并要求各部门把公司文化价值观念转化成具体的行为准则及规范，从企业的各项制度和经营行为中加以体现，改变以往口号式、符号式、只喊不做的虚假文化。

民营企业迫切需要调整经营观念和人才意识，建立完整科学的人力资源管理体系，塑造优秀企业文化，提高员工的忠诚度。而职务分析是企业人力资源管理最基础的工作，是整个企业实现科学管理的一个重要环节。那么如何进行这方面的工作，就成了摆在众多民营企业面前的迫切问题。 一、职务分析的概念。简而言之，是指对组织中各项特定职务的性质、内容、任务和责任进行分析研究和做出明确的规定；同时又对承担和完成这些工作的人员所具有的素质与能力做出明确规定，最后形成一系列职务说明书的过程。职务分析是人力资源开发与管理必不可少的环节，其奠定了民营企业员工甄选、工作评估、人员考核等的基础，有利于民营企业建立、健全人力资源管理制度。 二、职务分析的内容。一般来说，有效的较全面的职务分析，应该包括下述两个基本方面的内容： 1.职务描述。职务描述是要通过职务调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、程序、内外部环境和条件等内容做出比较系统的描述，并加以规范化。职务描述一般包括所设计职位的目的、职责、职称、上下级之间关系、职权等。 2.找出任职的各项要求，即任职资格说明。任职说明对任职人员提出生理、心理要求和其他一般要求，例如报刊的招聘广告，“总经理秘书，25岁以下，大专以上学历，良好的中英文沟通能力，2——3年相关工作经验”等具体要求，这属于任职说明中的一般要求。对不同的职位，还有不同的生理要求，包括健康状况、体力、感官灵敏度等，不同的心理要求如：观察能力、记忆能力、理解能力、数理分析能力、性格、气质、态度、合作精神等等。民营企业对人力资源提出更高要求，首先是对职务分析发挥更大作用提出了期望，过去出现的工作岗位空缺进行的职务分析必须转移到企业的现在和未来发展战略上。 当然，对民营企业来说，职务分析不能过于苛求，否则对引入人才不利。同时将职务分析经常化、战略化、超前化，从而更好地发挥职务分析的基础性作用，不断增强民营企业人力资源管理的适应性。 三、 职务分析的运作过程。职务分析是一项技术性很强的工作，需要周密的准备，同时还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学操作程序。 （一）准备阶段。职务分析的准备阶段主要是确定职务分析的目的，组建工作小组等，具体内容如下： 1.明确职务分析的目的。职务分析的目的不同，具体的信息收集内容及其组合也不同。因此，进行职务分析首先要明确目的，有的放矢。 2.建立职务分析小组。小组成员通常由分析专家组成。所谓分析专家，是指具有分析专长，并对组织内各项职务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。 3.明确分析对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的职务，如果在次要、无代表意义的职务上纠缠不清，必然浪费大量财力、物力和时间。 4.建立良好的工作关系。为了搞好职务分析，还应该做好员工的心理准备工作，建立起友好的合作关系。 （二）信息收集阶段。职务分析的大量活动是收集相关信息，这些信息是后两个阶段工作的依据，应全面、客观、准确，具体要求有： 1.选择正确的信息来源。信息的收集是多方面的，不同层次的信息源提供的信息存在可信度上的差别，职务分析人员应该站在公正的角度听取不同信息，不能事存偏见，确保信息的真实性。 2.灵活运用各种方法。职务分析方法多种多样，有观察法、面谈法、实验法、问卷法、参与法等等。这些技术方法各有优缺点，在实际职务分析中，应结合调查对象加以选择，既可采用其中一种方法，也可以多种方法并用。 3.详细编制调查提纲和问卷。包括职务内容，职务责任，职务经验，适合年龄，学历等，内容上应具有综合性和典型性。 4.广泛收集与职务相关的各种信息，无论直接相关，还是间接，全面收集。 （三）分析阶段。分析阶段是整个职务分析的核心，其主要工作是对第二阶段中收集到的各项数据进行全面深入的分析判断和归纳，具体步骤有： 1.审核。甄选收集到的各种信息，去粗取精，去伪存真。 2.分析。对比各条信息，挑选出其中具有关键性的部分。 3.归纳。总结挑选出的重要信息，为职务分析报告的形成准备资料。 从其分析的内容来看有：职务名称是否明确，雇用多少人员才合适，职务的组织位置，职务权限，职务责任大小，工作知识高低，教育和培训的多少等等。 （四）描述阶段。仅仅研究分析一组工作，并未完成职务分析，分析专家必须将获取的信息予以整理并写出职位说明书。通常，职务分析所获得信息以下列方式整理： 1.文字说明。将所获相关的资料用文字方式表述，列举职务名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。 2.职务列表及问卷。把职务加以分析，以职务的内容和活动分项排列，由实际从事的人员加以评判，以表格或问卷的形式列出。 3.活动分析。把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有职务加以分析，所得资料作为教育及培训参考。 4.决定因素法。把完成某工作的几项重要行为，在积极方面说明工作本身特别需要的因素，在消极方面说明亟待排除的因素。 （五）运用控制阶段。这一阶段的主要工作是培训职务分析人员，制定和不断调整各种具体的职务分析文件，确定正确的部分，修改不适应的部分。 准确地进行职务分析的有效方法，常用的有以下几种： 1、访谈法。这是职务分析人员通过对有关员工进行访问和座谈来获取信息的一种方法。在访谈前，访谈人员准备一份周密和可行的访谈计划及相应具有指导性的访谈记录表格或访谈提纲，访谈时根据计划描述所做工作内容以及他们是怎样完成任务的，然后，使用表格准确记录下来。其优点主要是它的灵活性、快速性、双向沟通和应用广泛性。也可以获取在一些其他情况下了解不到的工作活动和行为的细节。不足之处一是花费较多的时间和精力，二是信息质量难以保证。因而，在实际应用中，访谈法不单独使用。 2、问卷调查法。使用问卷调查列出一组任务或工作行为，要求员工回答他是否执行了这些任务或行为。然后，调查人员根据这些任务或行为出现的频率、对完成工作的重要性、执行的难易程度以及整个工作关系，确定它们的权重，求出得分来衡量实际工作。其优点是能快速、高效地从大规模的组织获得大量的信息。缺点是设计一份完备、有效的问卷要花大量的时间、精力和费用；另外可能因为员工的表达能力和主观因素影响问卷调查的效果。 3、参与法。职务分析人员通过亲自参与某项工作来搜集职务分析信息的一种方法。它的优点是可以使职务分析人员直接地深入体验、了解工作本身的特点和工作对任职者的要求，明显的不足之处是对于高新技术企业中许多高度民主专业化、科学水平强的工作，职务分析人员参与的可能性很小。

小公司人力资源管理只要按照以下六个步骤进行就可管理好。

掌握人力资源管理知识

做好人力资源管理工作，掌握人力资源管理知识是必须的，并不是简单地做个招聘，办个入职手续。

2.熟悉人力资源管理工作流程

人力资源管理是分步骤进行的，在工作中要做好人力资源管理工作流程设计，按工作流程逐步开展工作。这些工作流程包括招聘录用流程、员工试用期管理流程、员工转正工作流程、培训管理流程、员工离职管理流程等。

3.培养和提升人力资源管理者应具备的素质

人力资源管理者自身具备一定的素质才能适应工作的需要，这些素质包括较强的心理素质、沟通和组织能力、观察分析能力、社交能力、语言表达能力等。另外，还要做事灵活，善于创新，具有影响力，善于危机处理等。

4.注重工作方法和技巧

? 在工作中要讲究工作方法和技巧。注重人力资源信息管理，做好人事档案管理，收集储备人才信息，掌握相关行业领域人才状况。建立易于操作，可行的绩效考核体系，灵活处理员工关系也是非常重要的。具体工作要与实际情况相结合，才能把工作做得更好。

5.熟悉劳动法律法规

6.熟悉社会保险办理流程

目前，社会保险办理手续还是比较复杂的，要熟悉当地社会保险办理流程。平时注意整理办理社保手续需要的表格资料以及当地社保制度规定，有不明白的问题咨询当地社保部门。

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