人力资源部门的档案管理主要有哪些档案(单位员工档案放在哪里-)
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人力资源部门的档案管理主要有哪些档案
网上有关“人力资源部门的档案管理主要有哪些档案”话题很是火热,小编也是针对单位员工档案放在哪里?寻找了一些与之相关的一些信息进行分析,如果能碰巧解决你现在面临的问题,希望能够帮助到您。
主要分为行政档案和业务档案两类
行政档案包括:
1、上级收文档案
2、本级发文档案
3、科室职能考评、效能建设档案
4、成本核算与管理档案
5、月、季、年报表档案
6、劳动争议案件档案
7、人力资源常用劳动法律法规、政策档案
业务档案包括:
1、人员招聘、选拔档案
2、人员劳动用工登记档案(劳动合同、花名册、社保登记册等)
3、人员教育培训档案
4、人员工作绩效、考评、奖惩档案
5、人员薪酬、福利档案
6、人员职业发展设计、储备干部档案
单位员工档案放在哪里?公司的人事档案应该包含身份证复印件、证书复印件、近期免冠1寸彩照两张、工作申请表聘用岗位有要求的,应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告、劳动合同正本一份、转正审批表。
企业人事档案应包括的资料:
一、必须的资料
1、身份证复印件①原件应审验,②二代身份证应正反面都复印在同一张A4纸上,③新进员工应在复印件空白处标注“此为本人真实身份证之复印件”,并签字确认。
2、证书复印件 ①原件应审验,②证书包括职称书、学位证。
3、管理及技术岗位的员工,应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。
4、近期免冠1寸彩照两张。
5、工作申请表(包括附带的个人简历)
6、聘用岗位有要求的,应有岗位要求规定项目的县区级以上医院体验报告
7、从事保卫等重要岗位的,应有相关部门开具的“无犯罪记录证明”
8、法规规定的特殊岗位,应有职业资格或从业资格证书复印件(原件应审验)
9、劳动合同正本一份
10、转正审批表
二、补充的资料
1、面试记录表、笔试考卷记录
2、职称证书、专业技术证复印件(原件应审验)
3、保密及竞业禁止协议正本
4、人事任免通知(指人力资源部门发出的人事任免文件复印件)
5、员工岗位变动资料
6、员工考核考察资料(包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料)
7、员工奖励或处罚资料
8、员工薪资变动资料
9、员工社保手册原件(没有原件的应保存复印件)
10、员工离职审批表及移交记录
11、终止劳动关系通知书员工签收回执
三、档案保管
1、人事档案保管应由人力资源部门指定专人负责。
2、离职员工档案另存整理,档案应至少保留两年备查。
3、属于辞退、开除、自动离职的员工,其档案(应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料)应特别审查后专项保存。
单位员工档案放在人事部,人事管理档案应在员工到职一周内,由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整,待员工经试用期考核通过,正式录用时将其人事资料移交人力资源部。
单位员工档案放在哪个地方都不会影响退休的。
有下列情形之一时,方可查、借阅人事(管理)档案:
a. 须查阅人员(管理)档案时,查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》,经人力资源部长签核后,即可到档案室查阅所需的人事资料。
b. 查阅人事(管理)档案,必须在档案室内完成;不准将有关资料私自带出或复印。
5.3.2.2借阅人事(管理)档案的手续
a. 须借阅人员(管理)档案时,借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》,经有核准权限的人员签核后,即可到档案室办理借阅手续。
b. 人事(管理)档案的借阅期限,一般为十五天,特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整,不准私自复印或转借他人。
c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案,逾期未还者,档案管理人员有责任进行追索。
d. 归还档案时,档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对,并检查档案资料的完整性,确认无误后,在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。
e. 因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。
5.3.2.3确因工作需要,要求复印人事资料者,在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明,必须经人力资源部长核准方可进行。
5.3.3人事(管理)档案的借阅及复印者,应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者,而对当事人造成损失或不良影响者,责任由其个人承担。
a. 了解所属员工基本情况;
b. 员工晋升、降职;
c. 员工奖惩;
d. 员工调动。
5.3.2查、借阅及复印人事(管理)档案的手续
5.3.2.1查阅人事(管理)档案的手续
离职人员档案的处理
5.4.1 退档手续的办理离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。
5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职资料归档,按分类目录排放装订,并在档案袋(盒)上注明离职日期和原因。
证件的借用、归还程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者,应提出书面申请,经所属一级部部长或单位负责人批准。
5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者,按每个证件20元/天计算罚金,罚金从押金中扣除。
5.5.3证件的归还
5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料,备查。
档案的统计、清点
5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档,及时记录,及时录入微机,保证实存档案信息与微机存储信息一致。
5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单,每月五日进行月度汇总。
5.6.3每年一月份,对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据,并与微机存储数据校对,要求二者一致。
5.6.4人事管理档案保存期限:
a. 已办理离职手续的员工,其人事管理档案保存期为两年,从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算;
b. 未办理离职手续但实际已离开公司的人员,其人事管理档案保存期为三年,以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。
5.6.5 每年三月份,对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。
人事档案
5.1.1人事档案的调转
5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。
5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。
5.1.2?人事档案的管理?人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。
人事管理档案
5.2.1人事管理档案的建立
5.2.1.1?人事管理档案应在员工到职一周内,由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整,待员工经试用期考核通过,正式录用时将其人事资料移交人力资源部。
5.2.1.2?人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核,发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索,以确保人事档案的真实与完整。
5.2.1.3?对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件;对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件;对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。
5.2.1.4?收取员工相关证件时,应向对方出具收据(一式二份),一份交对方,一份存入档案袋(盒)查验。
5.2.1.5人事资料收集、归档后,人事管理专员应在档案袋(盒)上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容,依档案材料分类目录顺序排列,各类资料以形成时间为序,分类装订,并注明档案资料收集、归档经办人姓名。
5.2.1.6档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。
5.2.2?人事管理档案的健全、更新
5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成,员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。
5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外,同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。
5.2.2.3员工薪资变动资料归档时,除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外,同时在《员工薪资/异动记录表》中登记,如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时,所归档资料仍放第三类。
5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后,应参照5.2.1.5条款规定交档。
5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度,按照人事档案管理的有关规定,定期填写《人事(管理)档案资料移交清单》。
5.2.4?人事管理档案建立后,由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。
5.3?人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1?有下列情形之一时,方可查、借阅人事(管理)档案:
a.?须查阅人员(管理)档案时,查阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》,经人力资源部长签核后,即可到档案室查阅所需的人事资料。
b.?查阅人事(管理)档案,必须在档案室内完成;不准将有关资料私自带出或复印。
5.3.2.2借阅人事(管理)档案的手续
a.?须借阅人员(管理)档案时,借阅人持所属一级部部长签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》,经有核准权限的人员签核后,即可到档案室办理借阅手续。
b.?人事(管理)档案的借阅期限,一般为十五天,特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整,不准私自复印或转借他人。
c.?借阅档案人员应按期交还所借阅之档案,逾期未还者,档案管理人员有责任进行追索。
d.?归还档案时,档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对,并检查档案资料的完整性,确认无误后,在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。
e.?因工作需要确需调阅员工人事档案的,由人力资源部负责与(b)联系。
5.3.2.3确因工作需要,要求复印人事资料者,在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明,必须经人力资源部长核准方可进行。
5.3.3人事(管理)档案的借阅及复印者,应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者,而对当事人造成损失或不良影响者,责任由其个人承担。
a.?了解所属员工基本情况;
b.?员工晋升、降职;
c.?员工奖惩;
d.?员工调动。
5.3.2查、借阅及复印人事(管理)档案的手续
5.3.2.1查阅人事(管理)档案的手续
离职人员档案的处理
5.4.1?退档手续的办理离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到档案室办理。
5.4.2?人事管理专员需将离职人员离职资料归档,按分类目录排放装订,并在档案袋(盒)上注明离职日期和原因。
证件的借用、归还程序
5.5.1因特殊用途需借用人事管理档案中证件者,应提出书面申请,经所属一级部部长或单位负责人批准。
5.5.2证件借出期限最长为二个月。逾期未归还者,按每个证件20元/天计算罚金,罚金从押金中扣除。
5.5.3证件的归还
5.5.4档案管理员应详细记录证件借用者的姓名、部门、借用证件名称、借出日期、归还日期等资料,备查。
档案的统计、清点
5.6.1档案管理员应及时将人事信息归档,及时记录,及时录入微机,保证实存档案信息与微机存储信息一致。
5.6.2档案管理员每周一统计上周退档、归档人员清单,每月五日进行月度汇总。
5.6.3每年一月份,对档案进行年度清点。统计上年度归档数、档案总数、退档总数、在岗人员档案数等数据,并与微机存储数据校对,要求二者一致。
5.6.4人事管理档案保存期限:
a.?已办理离职手续的员工,其人事管理档案保存期为两年,从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算;
b.?未办理离职手续但实际已离开公司的人员,其人事管理档案保存期为三年,以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。
5.6.5?每年三月份,对上年度已超出保存期限的档案统一进行销毁。
本办法自颁布之日起开始执行。
参考资料:
百度百科-人事档案关于“人力资源部门的档案管理主要有哪些档案”这个话题的介绍,今天小编就给大家分享完了,如果对你有所帮助请保持对本站的关注!
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